Bilingual Executive Assistant, Paris 9 – CDI

Vous êtes un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e), habitué(e) à accompagner des dirigeants dans des environnements exigeants où l’excellence, la discrétion et le sens du détail sont des standards quotidiens ?

Ce rôle clé vous place au cœur du fonctionnement d’une équipe d’investissement dynamique, en support de 4 dirigeants, dans un environnement international et en forte croissance. Vous interviendrez comme véritable partenaire, en anticipant les besoins, et en fluidifiant l’organisation quotidienne.

Vos principales responsabilités :

Support stratégique aux dirigeants

• Gestion d’agendas complexes avec anticipation des priorités et optimisation des déplacements professionnels
• Gestion des communications téléphoniques et transmission des informations dans le respect des exigences de confidentialité

 Organisation des réunions et interactions professionnelles

• Organisation complète des rendez-vous : coordination logistique des salles de réunion, gestion des contacts accueil, commande des repas, petits-déjeuners et mise en place des visioconférences
• Préparation des réunions et calls de haut niveau : collecte et structuration des documents nécessaires, coordination des participants internes et externes

 Logistique professionnelle

• Organisation des déjeuners d’affaires ainsi que des déplacements professionnels

 Suivi administratif et opérationnel

• Suivi rigoureux des notes de frais : contrôle des justificatifs, préparation des validations et enregistrement des dépenses dans l’outil dédié
• Coordination avec les prestataires IT pour répondre aux besoins matériels et technologiques des Partners
• Gestion du courrier, des abonnements presse et archivage sécurisé des documents signés

 Esprit d’équipe et flexibilité opérationnelle

• Back-up des autres Assistant(e)s de Direction selon les besoins
• Contribution ponctuelle à l’organisation d’événements internes et aux initiatives collectives

Profil Recherché :

• Vous êtes parfaitement bilingue français/anglais, avec une maîtrise professionnelle de l’expression écrite et orale dans les deux langues
• Vous justifiez d’une première expérience en assistanat de direction ou executive assistance, idéalement auprès de dirigeants ou dans un environnement exigeant lié à la finance ou à l’investissement
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre capacité d’anticipation et votre gestion efficace des priorités
• Vous maîtrisez les outils du Pack Office, notamment PowerPoint et Excel
• Vous savez évoluer avec aisance dans un environnement relationnel exigeant et entretenir des interactions professionnelles de qualité avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Vous possédez un véritable esprit d’équipe et appréciez travailler dans un contexte où l’entraide, la collaboration et la solidarité entre assistantes sont des valeurs clés.

Informations complémentaires:

• Rémunération : +/- 60K€, selon profil et expérience
• Télétravail : 1 jour par semaine
• Localisation : Paris 9ᵉ arrondissement

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